Mahnung schreiben – Was muss ich dabei beachten?

Wenn ein Kunde seine Rechnung nicht fristgerecht begleicht, ist es wichtig, angemessen und trotzdem professionell zu reagieren. Eine Zahlungserinnerung zu schreiben ist dabei eine effektive Maßnahme, um rechtskonform auf den Rückstand hinzuweisen und den Kunden zur Begleichung der offenen Beträge zu bewegen. In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie ein solches Schreiben richtig verfassen, um Ihre Chancen auf eine zeitnahe Zahlung zu erhöhen.

Tipps und Schritte zur effektiven Zahlungserinnerung

Wenn es darum geht, ausstehende Zahlungen von Kunden einzutreiben, ist ein gut durchdachtes Mahnschreiben unerlässlich. In diesem Artikel werden wir Ihnen Schritt für Schritt zeigen, wie Sie ein wirksames Mahnschreiben vorbereiten können.
 

1. Mahnungsschreiben vorbereiten

Nutzen Sie eine professionelle Vorlage, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen enthalten sind. Geben Sie Ihre Kontaktdaten, die Kundeninformationen, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, das Zahlungsziel und die Anzahl der aktuellen Verzugserinnerung klar an.

2. Freundlicher Tonfall

Eine freundliche Zahlungserinnerung ist oft effektiver als ein aggressiver oder drohender Ton. Formulieren Sie Ihren Mahntext daher höflich und respektvoll, jedoch bestimmt und klar. Zeigen Sie Verständnis für mögliche Unannehmlichkeiten, aber betonen Sie gleichzeitig die Wichtigkeit der Zahlung.

3. Mahngebühr

Durch die nicht fristgerechte Zahlung, steht es Ihnen zu, eine Mahngebühr zu erheben. Weisen Sie in der Mahnung deutlich auf diese entstandene Gebühr hin. Dabei sollte die Höhe der Mahngebühr abhängig vom Verzugsstand gewählt werden und sich innerhalb der gesetzlichen Regelungen und Vereinbarungen mit dem Kunden befinden. Sie beträgt gemäß der aktuellen Rechtsprechung zwischen 2,50 € und 5 €. Höhere Beträge müssten Sie im Zweifelsfall später nachweisen können.

4. Frist setzen

Geben Sie dem Kunden eine angemessene Frist zur Zahlung, üblicherweise 10 bis 14 Tage. Weisen Sie darauf hin, dass bei Nichtzahlung weitere Schritte, wie beispielsweise die Einschaltung eines Inkassounternehmens, erfolgen können.

5. Letzte Mahnung

Ist die letzte Zahlungsfrist verstrichen und ist noch immer keine Zahlung eingegangen, können Sie eine letzte Mahnung versenden. In diesem Schreiben sollten Sie deutlich machen, dass die finale Mahnstufe erreicht ist, und den Empfänger auf die möglichen rechtlichen Schritte hinweisen, die bei ausbleibender Zahlung gegebenenfalls eingeleitet werden. Üblicherweise ist es nicht erforderlich, mehr als zwei Mahnschreiben zu versenden.

6. Zahlungsverstärker verwenden

Wirkungsvolle Mahnschreiben zeichnen sich dadurch aus, dass Sie ihren Standpunkt klar und deutlich kommunizieren. Das beinhaltet auch, dass Sie unmissverständlich darauf hinweisen, welche Schritte Sie bei ausbleibender Zahlung einleiten werden. Dies kann z.B. durch einen zahlungsverstärkenden Hinweis geschehen, welche auf die Einleitung eines Inkassoverfahrens und der damit verbundenen Verschlechterung der Bonität des Schuldners hinweist. Ein Textbeispiel:
 
„Nach fruchtlosem Verstreichen der Frist, werden wir unseren Partner LIQUIDO Inkasso mit dem Forderungseinzug beauftragen. Deren Kosten gehen dann zu Ihren Lasten.“
 
Sollten Sie Fragen zu Zahlungsverstärkern haben, helfen Ihnen unsere Experten gern weiter.

Rechnungen korrekt mahnen

Experten kontaktieren

Mahnwesen neu denken: Zahlungserinnerungen professionell outsourcen

LIQUIDO Inkasso bietet Ihnen die Möglichkeit, das gesamte Mahnwesen an uns zu übergeben. Wenn Sie Ihr Forderungsmanagement an LIQUIDO Inkasso auslagern, profitieren Sie von unserem Fachwissen und unserer langjährigen Erfahrung. Wir übernehmen das Mahnen Ihrer säumigen Kunden, verfolgen offene Zahlungen konsequent, kontrollieren Ratenvereinbarungen und übernehmen unbezahlte Rechnungen auf Zusatzwunsch ohne Umwege in das Inkassoverfahren, um Ihre Forderungen einzuziehen. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen, die Sie für Ihr Kerngeschäft nutzen können.

Entdecken Sie die Vorteile der professionellen Auslagerung des Mahnwesens an LIQUIDO Inkasso. Um weitere Informationen zu erhalten und individuelle Lösungen für Ihr Unternehmen zu besprechen, kontaktieren Sie uns gerne direkt. Wir freuen uns darauf, Ihnen bei Ihrem Forderungsmanagement zu helfen und Ihre Liquidität zu sichern.

Mahnen mit LIQUIDO Inkasso

Ein professionell gestaltetes Mahnschreiben bzw. eine seriöse Zahlungserinnerung kann wesentlich dazu beitragen, dass Kundinnen und Kunden ihre ausstehenden Rechnungen zeitnah begleichen. Sie unterstreichen damit Ihr Anliegen und verringern das Risiko, dass eine Zahlung beim Schuldner in Vergessenheit gerät. Verleihen Sie Ihren Forderungen Nachdruck!

Bonitätsgeprüft

… durch Kreditauskünfte von CRIF Bürgel

Persönlich

… anstatt anonyme Callcenter und Standardprodukte

Erfolgsorientiert

… anstatt kostenintensive Verwaltungsvorgänge

Lokal

… aus der Region, für die Region – nahe am Schuldner und am Gläubiger

Gute Aussichten auf Erfolg